Assinatura eletrônica e LGPD: como garantir a proteção de dados nos contratos?

Com a digitalização dos contratos, a adoção da assinatura eletrônica no meio corporativo tornou-se cada vez mais comum. Mas junto com essa facilidade vem uma responsabilidade: garantir a proteção dos dados pessoais envolvidos nos documentos, conforme as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A LGPD (Lei 13.709/2018) existe para regulamentar o tratamento de dados pessoais no Brasil, impondo diretrizes rigorosas sobre como empresas coletam, armazenam e utilizam informações sensíveis — especialmente em processos digitais como a assinatura de contratos. Entenda mais nesse artigo!

Quais dados são tratados durante a assinatura eletrônica?

Durante o fluxo de assinatura eletrônica, a plataforma ou empresa responsável coleta e trata uma série de informações fundamentais para garantir a autenticidade e a validade jurídica do contrato. Entre esses dados estão o nome completo do signatário, seus documentos de identificação (como CPF ou RG), endereço de e-mail utilizado para validação, localização geográfica no momento da assinatura, além do endereço IP do dispositivo utilizado.

Em casos mais avançados, é comum o uso de assinaturas digitalizadas ou biométricas, que também são consideradas dados pessoais sensíveis segundo a LGPD. Além disso, o próprio conteúdo contratual — quando vinculado a uma pessoa identificável — também entra no escopo da proteção legal, uma vez que pode conter cláusulas específicas que afetam diretamente a vida do signatário.

Os riscos do descumprimento da LGPD

O tratamento inadequado dessas informações pode trazer sérias consequências para as empresas. Vazamentos de dados, acessos indevidos e uso não autorizado das informações são apenas alguns dos riscos mais imediatos. Além disso, há a possibilidade de sanções administrativas aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como advertências, bloqueios de dados e multas que podem chegar a até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$50 milhões por infração.

A reputação da organização também está em jogo. Em um cenário em que a confiança é um dos principais ativos de qualquer negócio, falhas na proteção de dados podem comprometer a imagem institucional e gerar perda de clientes, contratos e parcerias estratégicas. Em situações mais críticas, o documento assinado de forma eletrônica pode até perder sua validade jurídica se for comprovado que houve falhas no processo de segurança ou consentimento.

Como garantir a conformidade com a LGPD

No contexto de assinaturas eletrônicas, a conformidade com a LGPD exige um conjunto de boas práticas que envolvem tanto a escolha das ferramentas certas quanto a adoção de processos transparentes e seguros.

O primeiro passo é optar por plataformas que demonstrem comprometimento com a proteção de dados. Essas soluções devem contar com recursos robustos de segurança, como criptografia de ponta a ponta, armazenamento em servidores certificados, autenticação multifator para acesso dos usuários e mecanismos de rastreabilidade, como logs de auditoria que registram todas as etapas do processo de assinatura.

Além da tecnologia, a transparência no tratamento dos dados é essencial. Antes mesmo da assinatura, os signatários devem ser claramente informados sobre quais dados estão sendo coletados, com qual finalidade, por quanto tempo serão armazenados e quais medidas estão sendo adotadas para protegê-los. O consentimento deve ser registrado de maneira inequívoca, seja por meio de cláusulas específicas no contrato ou por uma etapa anterior, como uma tela de aceite dentro da própria plataforma.

Outro ponto crucial é a disponibilidade de uma política de privacidade acessível e compreensível. Ela deve detalhar os direitos dos titulares, como acesso, correção, exclusão e portabilidade dos dados, além de informar os canais de contato e os responsáveis pelo tratamento. Isso reforça o compromisso da empresa com a ética e a legalidade na gestão das informações pessoais.

A manutenção de registros e evidências do processo também é fundamental. Cópias dos contratos assinados, registros de consentimento, trilhas de auditoria e relatórios de acesso devem ser guardados com segurança, pois podem ser exigidos em eventuais auditorias, fiscalizações ou disputas judiciais.

Por fim, a conformidade com a LGPD deve ser tratada como um processo contínuo. As empresas precisam revisar periodicamente as práticas de segurança adotadas, avaliar o ciclo de vida dos dados armazenados e garantir que todos os princípios da lei — como necessidade, adequação e transparência — estejam sendo respeitados. Investir em auditorias internas e testes de vulnerabilidade é uma forma eficaz de prevenir falhas e demonstrar comprometimento com a proteção de dados.

Conclusão

A assinatura eletrônica oferece praticidade, agilidade e segurança jurídica — desde que seja conduzida com responsabilidade e em conformidade com a LGPD. Proteger os dados dos signatários não é apenas uma obrigação legal, mas também uma demonstração de respeito e profissionalismo por parte da empresa. Ao adotar uma abordagem ética, segura e transparente, sua organização reforça uma boa reputação, minimiza riscos e constrói relações de confiança com todos os envolvidos.