Comunicação no trabalho, ferramenta indispensável

A comunicação dentro de uma organização privada ou pública, seja ela interna ou externa, tem impactos tanto positivos como negativos, dependendo da forma como é feita.

Os conceitos de comunicação são variados. Para Sérgio Veloso, “comunicar é fazer participar, é trazer para a comunidade o que dela estava isolado”. Segundo o Dicionário Michaelis, “comunicação é o processo pelo qual ideias e sentimentos se transmite de indivíduo para indivíduo, tornando possível a interação social”.

A comunicação tem um processo que envolve um emissor que utiliza um código para enviar uma mensagem a um receptor através de um canal. Esse processo se dá num determinado contexto, que deve ser levado em consideração pelos atores envolvidos. Dependendo do estado de espírito do receptor, a mensagem poderá ter interpretação diferente do teor central. Às vezes, em situações complicadas para o receptor ele pode entender um elogio, por exemplo, como uma advertência.

Além do contexto, a comunicação também pode sofrer ruídos ocasionados por diversos fatores. Entre eles, o canal inadequado ou a falta de clareza da mensagem. A dinâmica do telefone sem fio, muito utilizada em workshops, revela como uma mensagem chega à última pessoa, geralmente com muitos ruídos, alguns intencionais. Há pessoas que deturpam a fala de alguém para se dar bem, o que não é ético nem moral.

A comunicação numa organização é dividida em duas partes, a externa e a interna. Em se tratando da comunicação externa, a forma como são ‘vendidas’ as informações pelo assessor de imprensa vão impactar na imagem que os órgãos de comunicação terão da organização. O assessor também pode utilizar de outros recursos, como um site para divulgação dos fatos e as redes sociais. Mas é o famoso boca a boca que levará o nome da instituição com maior impacto. Se o colaborador passar a falar mal do local de trabalho, ele denegrirá a imagem da instituição e também estará assinando sua sentença de desvalorização profissional.

Quando se trata da comunicação interna os problemas são enormes. Em qualquer pesquisa que se faça numa organização, a comunicação interna, ou falta dela, é um dos maiores problemas encontrados. E como melhorar isso? Não há resposta melhor que transparência. Se olharmos pelo prisma da hierarquia dentro da instituição, as pessoas imbuídas de poder podem e devem comunicar bem com seus colaboradores. Saber o que dizer e a quem se reportar é uma boa forma de melhorar a comunicação. A utilização de murais, memorandos, e-mails, relatórios e reuniões também contribuem para a melhoria da comunicação interna.

Mas a comunicação interna tem outros aspectos que merecem atenção. A vestimenta (roupa, sapato, acessórios) transmite informação e deve ser adequada ao local onde a pessoa trabalha. A expressão corporal também fala muito sobre os sentimentos da pessoa. Essa comunicação não verbal representa a maior parte da compreensão de uma mensagem. Portanto, há de se preocupar com o que se veste e com as formas de se expressar.

Na comunicação interpessoal, os colaboradores devem atentar para fatos simples, mas que fazem grande diferença no processo comunicacional interno. Um simples bom dia ou um sorriso podem melhorar o ambiente. O tom de voz também revela traços da personalidade da pessoa. Ele deve ser utilizado com atenção, pois a ênfase em determinadas palavras carrega em si muitos significados.

A fofoca é outro ponto que deve ser analisado com atenção. Quem faz fofoca está mal-intencionado, seja por um interesse ou por ser um desafeto de outra pessoa. Nesse aspecto, “antes que o mal cresça, corte a cabeça”, já diz o ditado. E uma boa forma de fazer isso é aplicar o triplo filtro criado pelo filósofo Sócrates. O fato para ser relatado precisa passar por três filtros: o primeiro é a verdade, o segundo a bondade e o terceiro a necessidade. Se o que for dizer não for verdade, nem bom e muito menos necessário, então não vale a pena dizer. Se o interlocutor, ao ouvir a introdução ao assunto, perceber que se trata de uma fofoca, pode aplicar o triplo filtro que desencorajará quem traz a informação.

É através de uma comunicação interna forte e transparente que a organização conseguirá se desenvolver e gerar frutos como o maior envolvimento dos colaboradores, a maior interação entre os departamentos, o aumento da produtividade, o ganho de imagem e a retenção de talentos, conforme pesquisa realizada em 2012 pela Amcham com empresas que possuem ações de comunicação interna. Portanto, a comunicação interna deve ser vista como investimento.

(Antônio Dirceu Pinheiro, radialista e jornalista)